编者按：有人说，管理者就应该多和成员沟通，这话不是没有道理。更为理想的状态是，管理者能够给组内成员以指导，保证大方向，又能给组员留有余地，保证自主性。在现实生活中，管理者往往说了太多的话，信息传达不到位，反而浪费了大家的时间。John Rampton 是一名投资人，同时也是一名企业家，作为领导者，他总结了一些技巧，判断自己讲话是不是太多了。 虽然没有一个老板会沉默到让自己的员工有孤立无援的感觉，但时如果说太多话结果会适得其反。不过庆幸的是，我现在已经做得不错了，知道什么时候我的讲话让人分神而非对人有益。下面列出了几个主要标准，以判断自己是否讲得过多。 1. 确定时机 我认为确定讲话的时机是最重要的事情之一。选择所传达信息的紧急程度以及传达信息所需的媒介也并不容易，但是最好第一步还是要仔细思索，认真考量。 比如说，当某件事很急，需要员工知晓时，随时都可以通过短信或者电话留语音的方式联系他们，无所谓时机对不对。 而邮件则更像是一种媒介，“你只有在打开时才能查看”，相对来说不可能引起什么混乱。但是短信、电话以及在 Slack 或者 HipChat 等平台上的群聊信息总是会转移人们的注意力。所以在发信息之前，一定要确定，确实有必要这么做。 2. 信息重复 据估计，全球每天大概发送 2050 亿封邮件。这其中，有多少邮件是重复着相同的信息，或者只是改改措辞，或者加一下急？如果一个员工不能完全理解新项目的范围，你不如就用全新的措辞去重新定义一下这个范围，不然的话，只是在浪费时间。 另外，问问自己，这条信息发出之后，是否需要进一步阐释，以及自己是否已经把主要的点涵盖到了。 3. 坚持不懈 有证据表明，一个员工一天内处理的邮件数量是有限的。据估计，邮件超过 50 封，绝大多数人处理起来就心有余而力不足了。我发现，真得考虑这些信息究竟多有价值。有时候员工会忘记某些工作，或者忽视了那些马上到截止日期的事情，在这些情况下，坚持不懈去提醒员工还是大有裨益的。“信任，但要核实”这句格言也正适用于此。我尽量让后续沟通最小化，只有有新信息时再去联系。 4. 价值 当谈到如何沟通交流时，会有几种方式定义“价值”。比如说，当你发出的信息是传达新的指示或者告知对方收到不同的信息（这可不是什么可以忽略的小事）时，这些信息就是有价值的。 在我发送信息之前，我会问我自己：这个人收到信息会觉得感激吗？如果我不发送这信息的话，最糟糕的结果是什么？ 另外，一段时间之后，我组里的成员就会知道我只有在需要的时候才会发送信息，所以当我发送信息的时候他们就会格外注意。 5. 连贯性 对人们来说，意思不连贯的邮件，跟会议期间东一句西一句的鼓励性的话语一样，都像是谜题一样，他们得先解决这个谜题，才能采取行动。 无论任务多么紧急，我总会花时间向我的组员清楚地传达信息。包括在发送邮件之前，会反复检查有没有问题，一定要确保信息被有效接收并处理。威斯康辛大学对于如何更清晰更连贯的写作提供了非常好的指导，普渡大学的网上写作资源也使我的写作能更简洁明了。 当我想向我的组员传达信息时，我都会通过这几点反思自己。只要我的信息是适时发送，不重复，清晰且有价值，适时提醒而不惹人厌烦，那么我就知道自己不会讲得过多。 总之，讲得过多不好，讲得过少更糟。问题在于要取得并保持二者间的平衡。